Das Royal Conservatoire of Scotland hat erfolgreich Studentenregistrierung und Buchungsbestätigung verbunden. Ein Blick hinter die Kulissen in Glasgow.

Man würde es wohl kaum als eine ruhige Ecke bezeichnen. Das Royal Conservatoire of Scotland in Glasgow, das seit den 2021er QS World University Rankings zu einer der drei besten Hochschulen für die darstellenden Künste gezählt werden muss und ASIMUT seit 2013 nutzt, liegt auf der Renfrew Street und damit in unmittelbarer Nachbarschaft zum größten Kino der Welt und zum Theatre Royal. Zugleich hat es so illustre Nachbarn wie das Schottische Nationaltheater, die Glasgow School of Art und die Schottische Oper quasi vor der Haustür.

Zum eigenen Campus gehören sechs ausgewachsene, professionelle Bühnen – darunter das New Athenaeum Theatre und die Stevenson Hall –, dazu die Whittaker Library, Aufnahmestudios, Studios für Filmschnitt, die Alexander Gibson Opernschule, Räumlichkeiten für Produktion und Design, Ballettstudios und, selbstredend, eine große Anzahl an Proben- und Überäumen.

Zusammen mit den preisgekrönten Wallace Studios bilden sie ein Ensemble inmitten von Schottlands kulturellem Herzen, Glasgow. Keine Frage, der qualitativ herausragende Lehrbetrieb kann sich auf Ressourcen stützen, die schlichtweg beeindruckend sind. Die Gesamtsumme von über 90 Übe- und Proberäumen zum studentischen Gebrauch unterstützen dabei einen Veranstaltungsbetrieb von über 600 Aufführungen im Jahr (vor Corona). Das letzte was man hier also erwarten würde, wäre ein System aus Bleistift und Notizblock – aber genau das war die Situation vor ASIMUT.

„Davor mussten Studenten ein Bewerbungsformular ausfüllen, und dann hieß es, ‚wer zuerst kommt mahlt zuerst…‘; und es war noch nicht einmal sicher, ob man überhaupt einen Raum bekommen würde. Und die Lage war keinen Deut besser für unsere künstlerischen Lehrkräfte im Einzelunterricht“, so Andrea McManus, Leiterin Planung am Royal Conservatoire. Es war die gleiche Geschichte bei Abwesenheiten: „Auch das war eine reine Bleiwüste.“

Was aber genau war die Änderung? „Wir haben die Buchungsregeln quasi in Zonen eingeteilt, je nach Instrument und Studiengang. Dadurch ergaben sich jetzt Räume beispielsweise nur für unsere Klavierstudenten oder die Streicher. Nur sie bekamen den Zugang zu diesen Räumen und konnten so sicher sein, dass da nicht plötzlich jemand aus einem ganz anderen Studiengang den Raum blockieren würde, sie konnten sicher sein ein Kontingent zu haben, das ihnen einen Probenraum sichert“, so Andrea.
Ein zentraler Bestandteil dieser Strategie war das Bestätigungsmodul, das gleichermaßen den Studenten und den Lehrkräften im Einzelunterricht zugute kam. „Jetzt buchen unsere Studenten einen Überaum in der allgemeinen Benutzeroberfläche, bekommen dann eine vorläufige Buchung, können noch ändern, den Raum zurückgeben, und so weiter; und wenn sie’s dann nicht ins Gebäude schaffen, verschwindet einfach ihre Buchung und ein anderer Student kann sich den Raum nehmen.“

Eine Schlüsselrolle – kein Witz – spielen dabei die ASIMUT Kiosks im Gebäude. „Die ziehen da einfach ihren Studenten- oder Mitarbeiterausweis drüber, die ja auch mit unseren hausinternen Studenten- und Personalsystemen verbunden sind, und schon ist die Buchung bestätigt. Für uns funktioniert das hervorragend, weil die Räume wirklich genutzt werden – die werden nicht einfach nur für aberwitzig lange Zeiten gebucht und liegen dann brach. Es bedeutet letztlich, dass Studenten und Mitarbeiter Zugang zu mehr Räumen haben … und Räume sind eben Mangelware“, so Andrea weiter. Die Integration mit einer hausinternen Studierendenregistratur ist tatsächlich eine sinnvolle und schlagkräftige Kombination: „alles mit einem einzigen Knopfdruck“ verknüpft zu haben begeistert sie.

Andrea muss nicht lange nachdenken, um die Vorteile aufzuzählen: klare Informationen, zufriedene Studenten, Stundenpläne einfach per Knopfdruck – „immer korrekt und immer aktuell auf die Sekunde“ – und auch der Einzelunterricht einfach zu überblicken … die Zauberformel für sie ist das „sofortige Update, wo immer man es braucht“.

„Man kann Räume oder Personen auf Buchungskonflikte hin checken … das spart einfach enorm viel Zeit.“ Genau genommen checkt das System die Räume sogar selbständig: es gibt also immer doppelte Sicherheit.

„ASIMUT hat einfach die ganze Qualität für Studenten und Mitarbeiter verbessert.” Was könnte ein schöneres Kompliment sein?