El Conservatorio Real de Escocia combina con éxito el registro de estudiantes y la confirmación de las reservas de aulas. Un vistazo entre bastidores en Glasgow.

Es cierto que no es exactamente lo que describiría como un rincón tranquilo. Glasgow’s Royal Conservatoire of Scotland, uno de los 3 mejores destinos del mundo para las artes escénicas (QS World University Rankings 2021) y usuario de ASIMUT desde 2013, se encuentra en Renfrew Street, cerca del cine más alto del mundo, el Theatre Royal, y en el mismo barrio que el Nationa Theatre de Escocia, la Glasgow School of Art y la Scottish Opera. Su campus también incluye seis lugares de actuación profesional completamente desarrollados – el New Athenaeum Theatre y el Stevenson Hall, entre otros – además está el Whittaker Library, estudios de grabación, suites de edición de películas, la Alexander Gibson Opera School, infraestructuras para las artes y el diseño de producción, escuelas de ballet y, por supuesto, una amplia oferta de salas de ensayo.

El Conservatorio, junto con el galardonado Wallace Studio, es parte del campus que reside en el corazón artístico de Escocia, Glasgow. Sin duda, la enseñanza excepcional de la escuela puede basarse en instalaciones que son nada menos que magníficas. El total de más de 90 salas de ensayo y estudios para uso de los estudiantes está diseñado para ayudar a producir más de 600 espectáculos cada año (pre-Covid). Lo último que cabría esperar es un sistema basado en papel y lápiz; sin embargo, este era precisamente el escenario antes que ASIMUT llegara.

“Anteriormente, los estudiantes tenían que completar una hoja de inscripción para tener un salón de clases y funcionaba con la regla de «por orden de llegada»; y no estaba seguro de que conseguirían una aula. Y eso también fue lo mismo para nuestro personal docente por clases individuales”, explica Andrea McManus, la Gerente de planificación de espacios del Royal Conservatoire. La historia era la misma para las ausencias “Una vez más, eso solía ser un ejercicio de papel.”

Pero, ¿cómo lo hicieron? “Las reglas de reserva son divididas por instrumento y estudio, por lo que hay ciertas aulas que son para, digamos, nuestros estudiantes de teclado o de cuerdas; tienen acceso a esas salas y saben que alguien que esté estudiando otra cosa no estará en esa sala y saben que tienen una asignación que asegurará un espacio de práctica”, dice Andrea.

El módulo de reconfirmación fue fundamental para esto y ayudó de manera igual a los estudiantes y al personal docente. “Ahora nuestros estudiants pueden reservar una aula de práctica en la interfaz comun, y tendrán una reserva provisional, así pueden acceder, cambiar la reserva, cambiar aula, cancelarla; sin embargo, si no logran ingresar al edificio y confirmar, la reserva se cancela automáticamente, para que otro estudiante reserve.”

Una pieza clave en la reconfirmación es jugado por los quioscos de ASIMUT en el edificio. “Pueden pasar la tarjeta de estudiantes o docentes, que también está sincronizada con nuestros sistemas de estudiantes y sistemas de personal, y confirman su reserva. Esto ha sido genial para nosotros porque significa que las aulas se utilizan; no están reservadas por períodos de tiempo prolongados y quedarse vacías… y los espacios estan perfectamente usados”, añades Andrea. De hecho, la integración con un sistema de registro de estudiantes interno puede ser una combinación poderosa, y tener todo sincronizado “simplemente apretando a un solo botón” es lo que la entusiasma.

Al observar los beneficios, Andrea cita la claridad de la información, la satisfacción de los estudiantes por tener su horario disponible – “Siempre correcto y actualizado” – y el acceso también a sus clases individuales.… es el poder de la «actualización instantánea de donde sea necesario».

“Puedes comprobar tus salas, tu gente … es un gran ahorro de tiempo «. De hecho, el sistema comprueba por sí mismo si hay conflictos al reservar un aula, entonces siempre existe esa red de seguridad adicional.

“ASIMUT ha mejorado la experiencia de nuestros estudiantes y personal.” ¿Qué podría ser un mejor cumplido?